Podróże służbowe to te, które pracownik odbywa na polecenie pracodawcy w ramach wykonywanej pracy. Podróże służbowe oznaczają wyjazd poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy. Cele tego wyjazd mogą być różnorodne, ale zawsze związane są z życiem zawodowym. I tak np. podróże służbowe mogą służyć spotkaniu z klientem, reprezentowaniu firmy np. na targach czy szkoleniu. Podróże służbowe pracownika w Polsce regulowane są przez Kodeks Pracy. Co on mówi na temat służbowych wyjazdów?
Podróże służbowe mogą mieć charakter krajowy lub zagraniczny. Delegacje przez jednych pracowników witane są z dużą chęcią, przez innych traktowane są jako utrudnienie. Ci pierwsi cieszą się, że niejako za pieniądze pracodawcy mogą zwiedzić świat lub Polskę, ci drudzy narzekają na trudy wyjazdu i oddalenie od rodziny. Nie mniej jednak coraz częściej można zaobserwować, że podróże służbowe są przyczyną wielu problemów. Zamieszanie wokół delegacji wynika zazwyczaj z niewiedzy co i na jakich zasadach w jej trakcie można rozliczać.
Podróże służbowe – czym są?
W polskim prawie istnieją dwie definicje, które bardzo często są mylone. Powiązane są one ściśle z wyjazdami służbowymi. Pojęcia te to oddelegowanie oraz podróże służbowe. Oddelegowanie oznacza, że pracodawca oddelegowuje pracownika na jakiś czas do miejsca innego niż wskazane w umowie o pracę. Zmian taka musi być wynikiem porozumienia obydwóch stron i zostać odnotowane w aneksie do umowy o pracę. Oddelegowanie jest więc podróżą służbową, co więcej, trwa ono dłużej niż podróż służbową. W praktyce oznacza to, że będąc na oddelegowaniu, nie można cieszyć się tymi samymi przywilejami co wybierając się w podróże służbowe.
Drugim rodzajem wyjazdu służbowego jest podróż służbowa. Należy pamiętać, że obecnie w polskim prawie podatkowym nie istnieje jasna i jednoznaczna definicja podróży służbowej. Termin ten zawarty był w nieistniejącym już rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dn. 1 czerwca 1998 roku w sprawie ustalania zasad oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju i obowiązywał do 31 grudnia 2001 roku.
Rozporządzenie to określało podróże służbowe, jako tymczasowe i incydentalne, które pracownik odbywał na polecenie pracodawcy i w ramach świadczonej pracy. Podróż służbowa miała miejsce, jeśli pracownik wyjeżdżał poza miejscowość właściwą dla siedziby firmy lub poza stałe miejsce pracy. Podróże służbowe może odbywać zarówno pracownik, jak i właściciel przedsiębiorstwa. Jej cele są różne, ale zawsze związane z przedmiotem prowadzeniem działalności gospodarczej.
Podróże służbowe – polecenie wyjazdu
Podróże służbowe pracownik odbywa na polecenie pracodawcy. Zazwyczaj jest ono ustne, ale w celu uniknięcia wszelkich niedomówień można również sporządzić druk, który potwierdzi wydanie tego polecania. W dokumencie powinna znaleźć się dana wyjazdy – godzina wyjazdy i powrotu, liczba godzin w podróży służbowej na terenie kraju i ewentualnie poza nim, miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży, jej cel, środek transportu, zadanie do wykonania, kwota zaliczki, wysokość i kwota diet oraz ryczałtu oraz inne wydatki zatwierdzone przez pracodawcę. Pracodawca musi również określić, do jakiego terminu powinno zostać wykonane rozliczenie.
Podróż służbową – czy można odmówić wyjazdu?
Osobą wydającą polecenie odbycia podróży służbowej jest pracodawca. Jeśli pracownik odmówi wykonania polecenia, to ma on prawo wyciągnąć odpowiednie konsekwencje. Przepis ten nie dotyczy jednak kobiet w ciąży oraz jednego z rodziców opiekujących się dzieckiem do 4 roku życia.
Ile trwają podróże służbowe?
Polskie prawo nie określa jasno, ile może trwać podróż służbowa. Teoretycznie pracownik może przebywać w delegacji nawet kilka miesięcy i to wiele razy w roku. Eksperci prawa pracy zaznaczają jednak, że zazwyczaj jeśli podróże służbowe trwają powyżej 3 miesięcy, to mówi się o nich jako o oddelegowaniu.
Podróże służbowe – diety i należności
To, co budzi najwięcej konwersji w przypadku podróży służbowych, to diety. Te należą się każdemu pracownikowi odbywającemu podróż służbową (o ile spełnia określone warunki). Wysokość diety różna jest dla podróży krajowych i zagranicznych i regulowana przez rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dn. 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnieniu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Dieta w podróży służbowej to kwota na pokrycie zwiększonych kosztów wyzwania w czasie wyjazdu. Od marca 2013 roku wysokość diety krajowej wynosi 30 złotych na dobę. Należy jednak pamiętać, że jeśli podróż trwa krócej niż 4 godzin to dieta nie przysługuje, w przypadku wyjazdu do 8 do 12 godzin pracownik otrzymuje połowę diety, a powyżej 12 godzin dietę w pełnej wysokości. Dieta nie przysługuje pracownikom, którym w czasie podróży służbowych zapewniono całodzienne, bezpłatne wyżywienie. W przypadku, gdy to jest niepełne, to dieta ulega pomniejszeniu, za każdy posiłek. W przypadku zagranicznych podróży służbowych wysokość diet uzależniona jest od kraju, do którego się podróżuje.
Podróże służbowe to skomplikowane zagadnienie. Oprócz diet i należności należy też pamiętać o noclegach, rozliczeniu kosztów transportu, dojazdów oraz innych wydatków poniesionych w czasie podróży służbowych. Jest to niezwykle istotne z punktu widzenia podatkowego i stanowi niemałe wyzwanie.
